Se proviamo ad analizzare le modalità operative di numerose multinazionali, specie quelle legate al mondo dell’information technology, scopriamo che lo smart working è da tempo nel Dna delle aziende stesse che concepiscono il modello tradizionale come scarsamente produttivo e poco soddisfacente per il dipendente.
In Italia, l’Osservatorio Smart Working della Scuola di Management del politecnico di Milano ha certificato che nell’anno 2019, gli smart workers sono aumentati del 20% circa rispetto al 2018 soprattutto nelle grandi imprese.
Purtroppo nelle PMI il trend non è lo stesso e, anzi, la percentuale di imprese disinteressate al tema è aumentata nello stesso anno dal 38% al 51%.
L’emergenza sanitaria attuale ha costretto questa importantissima componente del mercato italiano a trovare soluzioni di emergenza per far fronte prima al lockdown e successivamente alle nuove norme che impongono considerevoli riduzioni dei dipendenti nelle sedi.
E come in tutte le emergenze, si è ricorso agli strumenti che consentono di raggiungere l’obbiettivo nel modo più immediato, mettendo in secondo piano aspetti come la sicurezza, l’affidabilità e la produttività.
Analizziamo più nel dettaglio questi aspetti.
Sicurezza
Il regolamento europeo per la tutela dei dati (GDPR) ha recentemente imposto alle aziende un importante impegno operativo ed economico sui sistemi informativi al fine di garantire un alto livello di tutela dei dati.
Questo impegno rischia di essere vanificato dall’utilizzo di strumenti che danno accesso alle postazioni di lavoro da remoto senza una supervisione aziendale.
In altre parole, le aziende hanno investito su una robusta porta blindata sulla quale, a seguito dell’emergenza, hanno lasciato la chiave…
Affidabilità
I sistemi di lavoro remoto improvvisati durante questo periodo, presuppongono nella maggior parte dei casi la disponibilità della postazione aziendale alla quale collegarsi.
Risulta abbastanza evidente che non si possa affidare l’operatività del lavoratore alla postazione di lavoro remota che, se banalmente irraggiungibile, pregiudica l’attività.
Produttività
Il lavoro all’interno di un’azienda è frutto della collaborazione con il proprio di team, della disponibilità di informazioni in formato cartaceo, di incontri con partner, clienti, fornitori; il computer è solo uno degli strumenti necessari che, da solo, non è in grado di assicurare lo svolgimento del proprio lavoro in modo proficuo.
L’implementazione di un piano di smart working presuppone un progetto che può rivoluzionare completamente i processi produttivi aziendali; ciò a cui stiamo assistendo è invece nella maggior parte dei casi frutto di una costrizione e non di una scelta.
5 elementi fondamentali per un piano di Smart Working
Quali sono allora i punti imprescindibili per mettere in produzione un piano di smart working di successo?
Proviamo ad elencarli in modo estremamente sintetico:
1 – Valutazione dei vantaggi operativi ed economici
Occorre anzitutto stabilire quali vantaggi, operativi ed economici, può apportare un diverso approccio al lavoro per l’azienda e per i dipendenti: lo smart working non è necessariamente opportuno e favorevole in ogni contesto e le modalità di applicazione variano da una realtà ad un’altra.
Quindi, anche se può sembrare scontato, è necessaria una attenta analisi prima di effettuare una scelta come questa.
2 – Coinvolgimento di tutte le figure interessate
Stabilito in modo puntuale l’opportunità di procedere, è importante coinvolgere tutti gli interessati condividendo le motivazioni e modulando il progetto per ottenere la maggior soddisfazione possibile di tutti.
Solo con una condivisione generale questo cambiamento potrà avere effetti positivi.
3 – Riorganizzazione del flusso di lavoro
Organizzare il flusso del lavoro in base al nuovo assetto è fondamentale.
La libertà di gestione del lavoro deve rientrare all’interno di procedure che assicurino il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Pertanto, una volta stabilite e documentate le nuove procedure operative, è importantissimo formare il personale e tenere conto dei feedback ricevuti per apportare costanti miglioramenti.
4 – Condividere e misurare il raggiungimento degli obiettivi
Delineare e condividere gli obiettivi e verificarne costantemente il raggiungimento: è molto importante che l’autonomia operativa dei collaboratori rimanga sempre focalizzata sul proprio target.
5 – Revisione di strumenti informatici e strumenti IT
I sistemi informatici e gli strumenti IT utilizzati in un contesto tradizionale non tengono conto delle esigenze degli smart workers e per questo devono essere ripensati.
Le applicazioni e le informazioni aziendali devono essere fruibili in modo semplice e tramite qualunque dispositivo, la collaborazione con il proprio team di lavoro deve essere resa veloce ed efficiente, le procedure devono essere rispettate in modo da limitare la possibilità di errori.
In definitiva, l’adozione dello smart working è una scelta frutto di attente valutazioni, di una riprogettazione dei processi aziendali e di un adeguamento dei sistemi informativi.
Solo se messo in atto con questi presupposti potrà essere realmente “smart” e portare i vantaggi pianificati.